Suppliers Management ادارة الموردين ومفهوم JIT

هل تعلم أن من نجاح المشروع هو كفاءة وفعالية إدارة قسم المشتريات والمخازن؟ ماهي وكيف ذلك؟

أي ان الزيادة التي اشتريتها لن تستفيد منها، وبذلك أنت دفعت أكثر من المنفعة، وهنا ظهر مفهوم الشراء “بالكمية الاقتصادية“.

هي الكمية التي يكون فيها تكاليف الشراء وتكاليف التخزين مقارنة بالمنفعة عند حدها الادنى.

ويعتبر قسم المشتريات كلما زادت القيمة النقدية للشراء مرتفعة كلما قربت من الادارة العليا واصبحت قرارات الشراء مركزية، وكلما انخفضت المبالغ كلما بعدت واصبحت لامركزية في اتخاذ القرارات.

هناك عوامل تؤثر في المشتريات، كالجودة، وقت التنفيذ، المواصفات، البدائل المتاحة، مدى الحاجة للمواد، علاقات المشتريات بالموردين وغيرها تدخل في ادارة المشتريات كعوامل للتخطيط للشراء، حيث تعتبر المشتريات هي من مدخلات الانتاج “مواد الخام” والتي لا يمكن الاستغناء عنها، وتعتبر هي المحرك الدافع للانتاج.

وهناك ايضا مفهوم يتم الاعتماد عليه هل نشتري ام نصنع؟ ولها حسابات جدوى اقتصادية أيهم يحقق المنفعة.

هي عملية الاحتفاظ بالأشياء لحين طلبها “وفق الحاجة”.

تعتبر المخازن وخاصة للشركات الانتاجية مكوّناً مهماً لا يقل عن المشتريات وهي الضمان الوحيد لإستمرار الانتاج، وهي كإدارة تقوم بالتخطيط والتنظيم والرقابة، فالتخطيط للمخازن لايكون فقط للمواد الخام والمنتجات النهائية، أيضا يكون التخطيط لعدد الطوابق، ونوعية السلعة (هل تحتاج الى احداث تغيير كالموز مثلا)، والممرات، والمخارج وغيرها، وكذلك مستوى الطلب وتوفر المخزون، وعملية صرف المخزون.

• مستوى الحد الاعلى: اي ان تكون المواد المخزنة عند حدها الاعلى المسموح به.
• مستوى الحد الادنى: اي ان تكون المواد المخزنة عند حدها الادنى المسموح به.
• مستوى اعادة الطلب: وهو الرصيد الذي إذا وصل إليه المخزون يجب اصدار طلب شراء، حتى وان كانت لن تستخدمه الان، لانه المستوى المحدد الذي يهدد المنظمة الانتاجية عند الانخفاظ عنه.

وهذه المستويات تحدد بدراسات وبحوث عن الاسواق ومقدار الطلب المتوقع في تلك الاسواق.

وللمخازن مهام ومسؤليات، كالاصدار والفحص والاستلام والتأكد من المواصفات والتخزين وتهيئته والصرف.

1. الموفرين للمواد الخام، وبغيرهم لا يتم الانتاج، وتتوقف المنظمة عن اداء مهامها.
2. تخصص الموردين، يؤهلهم للاحتراف في الاتصال بالموردين الدرجة الاولى والمواد قبل مرة تأهيل المواد الخام.
3. الامداد الاول للمنظمة في حالة الاحتكار.
4. احدد مسببات تحديد تكاليف المنتج النهائي والذي بناء عليه يحدد السعر النهائي.

واسباب كثيرة تدعم موقف الموردين لإتخاذ المنظمات لهم كشركاء.

ظهر مفهوم حديث هو التوريد عند وقت الطلب، اي تقوم المنظمة بالاتفاق مع منظمة اخرى بتوريد قطعة معينة بوقت معين وشبه مستمر، وذلك للاستفادة من سببين مهمين:

1. مبدأ التخصص، اي ان المنظمة المستوردة لا تستطيع انتاج هذه القطعة نظرا لتعقدها الفني.
2. ان تكاليف انتاجها مقارنه بشرائها لا تدر منفعة تستحق لإنتاجها.

وهناك من المميزات اخرى كثيرة، كخفض المخازن والشراء والموارد البشرية وغيرها.

ومثال ذلك: شركة تويوتا خير مثال حيث تتعاقد مع شركات لانتاج الفرامل وغيره.

كما ان اسبابها قد تعتبر ميزة، إلا أنها تعتبر ايضا مخاطرة أو عيوب، واكثر عيوبها شهرة عدم الرقابة على مسار الانتاج، وهنا تظهر المشاكل الانتاجية كجودة.

ولها في التعاقدات طرق ايضا، كأن تتعاقد شركة مع اخرى بتبادل السلع، او الشراء العادي، وبالعادة تنتهي الشركة الموردة للتملك من الشركة المستوردة جزئي او كلي.

واخيراً، عند الشراء اجتهد في تحديد الكمية الاقتصادية المناسبة، ثم بناءاً على الطلب تستطيع الزيادة بالشراء ايضا بالكمية الاقتصادية المناسبة، فالكمية الاقتصادية لا تعني شراء القليل قد تكون الكمية الاقتصادية المناسبة اعلى من الشركاء المنافسين.

المورد هو شريكك في العملية الانتاجية، وإذا رأيت طبيعة المواد المورده إليك ذو جودة، فحاول رفع مستوى العلاقة معه، وذلك بمشاركته في منظمته كمساهم، والتدرج بشراءها كاملة.