Variation Business Organizations
كيفية كشف الانحرافات في منظمات الاعمال؟
مثالين كمدخل:
أ.منظمة تحقق مبدأ الانتاجية بالكفاءة والفعالية وتحقق الخسائر!
كيف ذلك؟ عن طريق السرقة في المخازن او في المشتريات او إنهاك الانتاج !!
ب. منظمة تحقق مبدأ الجودة الشاملة والانتاجية وتحقق الخسائر!
كيف ذلك؟ الوسطاء يسرقون من الهامش الربحي المضاف !!
هناك طريقتين واكثر لكشف الانحرافات، أهمها:
١. المراقبة الافقية.
٢. المتابعة الرأسية.
١. المراقبة الافقية:
وهي المراقبة داخل المنظمة، وقلت مراقبة أي أنه يمكن السيطرة عليها، عن طريق إحداث تغييرات “جوهرية”، حيث تحتوي المنظمة على مكونات أساسية وهي الاقسام، وتبدأ من الاهم الى المهم (الصعب الى السهل)، مثال كالتالي:
ادارة المواد:
- هل المشتريات تكون بالكمية الاقتصادية؟
- هل اصدار امر الشراء بالمواصفات المطلوبة؟
- هل سعر المواد الخام هو السعر السوقي العادل؟ اي تشتري كما المنافسين؟
- هل كمية التخزين هي الكمية المطلوبة لمعدل المتوسط المخزوني للمنافسين؟
- ماهو معدل المواد المرفوضة؟
- هل اجراءات اصدار وتنفيذ عمليات الشراء والتخزين سليمة مقارنة بالمنافسين؟
الادارة المالية:
- هل الخطط المالية، تنفذ بالشكل المطلوب؟
- هل الأموال تصرف في الوقت المناسب؟
- هل توفير الاموال (الاقتراض) يكون وفق الحاجة؟
- هل الخطة المالية مرنة؟
ادارة التسويق:
- هل الخطة التسويقية محدثة بالمعلومات السوقية؟
- هل يتم تحقيق المبيعات المستهدفة؟
- هل المبيعات المتوقعة تزيد في الخطة السنوية؟
- هل المنافسين ناجحين ورابحين؟
- هل هناك استخبارات تسويقية؟
- – ادارة الموارد البشرية:
- هل يحتاج الموظفين للتدريب؟
- هل مقدار الحوافز يوافق حوافز المنافسين؟
- هل الحوافز مناسبة ام مرتفعة؟
قسم الانتاج:
- مامدى الطاقة الانتاجية الفعلية مقارنة بالمنافسين؟
- درجة الطاقة الفعلية مقارنة بالطاقة التصميمة؟
- هل هناك طاقة متاحة لم تستغل؟
- هل المعدات توافق التطور الحالي؟
وغيرها … لكل قسم من الاسئلة التي تختص لكل قسم وعادة بناءه على مقارنة المنافسين، لأن الخطط قد هي مطلب تصميمي، اما المنافسين فهو قياس فعلي.
٢. المتابعة الرأسية:
وهي المتابعة خارج المنظمة من إنتاجها وحتى وصولها للمستهلك أو المشتري الصناعي والبيئة العامة والخاصة، وقلت متابعة لأنه لا يمكن إحداث تغيير “جوهري” فإما أن تتكيف معها او تغير بشكل جزئي:
الوسطاء:
- ماهي خطط القنوات التوزيعية لمنتجك؟
- هل “الهامش الربحي” لهم وفق اسعار منافسيك؟
- هل يعاملوك توزيعيا بعدالة؟
- ماهو معدل توزيعهم اليومي والشهري والسنوي؟
المشتري الصناعي (العملاء):
- ماهو معدل رضا المشتري الصناعي؟
- ماهي متطلبات المشتري ؟ ومدى القدرة على تحقيقها؟ (الواقعية/الموضوعية)
- ماهو معدل الطلب للعملاء الحاليين والجدد؟
وكذلك المنافسين، العوامل العامة (الاقتصادية – السياسية – التشريعية – الثقافية والاجتماعية)
ان الانحراف في الخطة ليس بالضرورة ان تكون من الخطة الاستراتيجية العامة، وليس بالضرورة ان تكون في احد الخطط التكتيكية المخصصة لكل قسم، ولكن طريقة التنفيذ للخطة تكون من اشخاص غير أكفاء او غير مؤهلين.
وأخيراً، يسهل صياغة المعايير الرقابية، ويسهل ارغام العاملين التقيد بها، ولكن تكمن الصعوبة في “ثغرات الصياغة”، فمنها يمكن السرقة والتلاعب، هنا اقول الموارد البشرية الكفؤة هي النقلة النوعية الحقيقية التي يجب ان تركز عليها المنظمة وتستثمرها.
واتمنى لكم التوفيق ،،،